9 Tipps für eure Hochzeitsplanung von einer professionellen Eventmanagerin

Budgets für eure Hochzeit

Setzt euch vorab Budgets für eure Hochzeit – und zwar nicht nur ein Gesamtbudget, sondern auch für jede einzelne Position wie Location, Fotograf oder DJ. Hier gilt: wer am falsche Ende spart, bekommt auch eine entsprechende Qualität. Lieber vorab gemeinsam überlegen, welche Dienstleitungen für euch wichtig sind oder wo ihr gewillt seid Einsparungen zu machen.

Zeitlicher Vorlauf

Beachtet den Buchungsvorlauf, den alle beliebten Hochzeitslocations haben. Ihr müsst davon ausgehen, dass Samstage in der Hochzeitssaison im Schnitt 12-18 Monate im Voraus bereits ausgebucht sind. Etwas entspannter ist es in der Zeit von April bis Oktober.

Blick auf runden Banketttisch im Grünen Salon der Redoute eingedeckt für eine Hochzeit
La Redoute Bonn Grüner Salon. Foto: Redoute Bonn GmbH

Alternative Termine

Wenn ihr euch zum Beispiel im Winter verlobt habt, gibt es vier Möglichkeiten:

  1. Wer unbedingt im Sommer feiern möchte, weicht auf einen Freitag, Sonntag oder Brückentag aus (dazu weiter unten mehr).
  2. Wenn es unbedingt ein Samstag sein soll, versucht einen Termin im November bis März zu bekommen für eine Herbst- oder Winterhochzeit
  3. Ihr heiratet zunächst nur standesamtlich und feiert ein Jahr später mit freier oder kirchlicher Trauung am Wunschdatum.
  4. Oder Ihr habt einfach Glück und seid terminlich flexibel und findet doch noch einen freien Samstag im kommenden Sommer.

Nicht immer samstags

Fast alle Paare möchten samstags heiraten. Jedoch ist es sinnig, sich auch einmal mit Alternativen zu beschäftigen. Es gibt eine Reihe von Brückentagen oder langen Wochenenden (z.B. Himmelfahrt, Ostern, Pfingsten als feste Wochentage, plus die variablen Wochentage wie 1. Mai, den Tag der Deutschen Einheit oder Allerheiligen), an denen Ihr feiern könnt, ohne dass sich eure Gäste zusätzlich frei nehmen müssen. Brückentage sind bei Arbeitnehmern ja sehr beliebt.

Denkt aber auch darüber nach, ob ein Freitag nicht eine Alternative ist. Viele Gäste reisen sonntags nach der Hochzeit direkt wieder ab. Wenn Ihr freitags feiert habt Ihr mit Eurer Familie und Euren Freunden noch zwei volle Tage, die Ihr gemeinsam verbringen könnt. Hochzeitstorte bleibt ja meist übrig. 😄

Viele werden jetzt einwenden, dass sich Gäste extra einen Tag mehr freinehmen müssen. Dazu gebe ich euch zwei Dinge mit:

Zum einen würde ich mir ein wenig Gedanken machen, wenn sich eure Familien und Freunde keinen Tag Urlaub oder Überstundenfrei für euren großen Tag nehmen können.

Zum anderen gibt es mehr Berufe als man glaubt, bei denen der Samstag ein ganz normaler Arbeitstag ist. Vom Einzelhandel über Flug- und Bahnverkehr, Krankenhäuser und Pflege, Dienstleistungsunternehmen, bis hin zur Gastronomie und vielen Produktionsunternehmen – alle Gäste, die in diesen Branchen tätig sind, müssen sich eh Urlaub nehmen oder ihren Schichtdienst ändern. Selbständige und Freiberufler müssen meist eh planen, egal an welchem Tag Ihr feiert. Geht also einmal durch, welche Jobs und Arbeitszeiten eure Gäste haben – vielleicht ergeben sich ja so erweiterte Möglichkeiten.

Anzahl der Gäste für die Hochzeit festlegen

Überlegt euch gut, mit wie vielen Gästen Ihr eure Trauung plant und/oder Eure Hochzeit feiern möchtet. Wenn euch im weiteren Verlauf eurer Hochzeitsplanung einfällt, dass Ihr die Anzahl der Gäste erweitern möchtet, könnte das ggf. Platzprobleme in der Location geben. Also vorab abklären, was das Maximum für eure Location ist. Hingegen sind Absagen von eingeladenen Gästen völlig normal, egal ob im Vorfeld oder spontan. Für diesen Fall gibt es ja die B-Gästelisten, über die niemand spricht. 😉

Beethovensaal mit Ambientebeluchtung, für eine Hochzeit eingedeckt.
Der Beethovensaal der Redoute in schönes Licht getaucht. Foto: Redoute Bonn GmbH

Gemeinsame Absprachen & Wünsche

Vorab sollte man als Paar in Ruhe darüber sprechen, was sich jeder von euch beiden als Traumlocation vorstellt, damit man auf einem gleichen Level steht. Welchen Stil möchtet Ihr und welches Umfeld stellt Ihr euch vor? Da geben euch Bilder der Locations auf den Websites und in Social Media schon viele Hinweise. Es macht keinen Sinn, sich erst zahlreiche Locations anzuschauen und sich dann zu überlegen, welchen Stil man eigentlich möchte.

Das gleiche gilt auch für die Organisation der Hochzeit. Besprecht, wer sich um was kümmert, was Ihr gemeinsam entscheiden wollt oder ob Ihr euch Unterstützung durch einen Wedding Planner dazu holt. Leider kommt es viel zu oft vor, dass Paare mitten in den Vorbereitungen darüber diskutieren, was man eigentlich will. Diese Fragen sollten vorab geklärt sein, dann klappen die Absprachen mit den Dienstleistern auch reibungslos und es kommt nicht zu Missverständnissen.

Vorgehensweise bei der Locationsuche

Viele machen leider den Fehler und schauen sich ohne preisliche Vorstellung und Information zur Verfügbarkeit Locations an. Auch Angebotsinhalte sollte man gelesen haben, bevor man Besichtigungstermine ausmacht. Am besten vorab Wunschdatum und Informationsmappen mit Preislisten schicken lassen. Wenn dann immer noch alles passt, können Besichtigungstermine ausgemacht werden. Denkt bitte daran, dass die meisten Locations nicht spontan besichtigt wrden können durch Vorbereitungen oder laufende Veranstaltungen. Zudem habt Ihr bei einem Termin einen direkten Ansprechpartner, der alle Fragen beantworten kann. Einer kleiner Tipp am Rande: schaut Euch nicht zu viele Locations an, das man die Entscheidung nur noch schwieriger.

Eigene Wünsche

Ich erlebe bei den Detailabsprachen zu einer Hochzeit oft, dass Paare bei der Auswahl des Speise-Konzepts auf die Vorlieben von einzelnen Gästen Rücksicht nehmen. Bestes Beispiel ist der Wunsch nach einem Menü, aber man nimmt sicherheitshalber ein Buffet, um allen gerecht zu werden. Oder man wünscht sich in der Vorspeise Fisch, entscheidet sich aber für etwas komplett anders, weil man zwei Gäste kennt, die keinen Fisch mögen. In diesem Fall erinnere ich gerne daran, dass man bei der eigenen Hochzeit ruhig mal egoistisch sein darf und eigene Wünsche umsetzen soll. Für Sonderfälle gibt es immer eine Lösung.

Das Gleiche gilt übrigens auch, wenn die Familie finanziell unterstützt. Auch hier haben wir schon erlebt, dass Entscheidungen dann nicht mehr von Brautpaaren getroffen werden, sondern von den Familien. In diesem Fall vorab klären, welche Konsequenz eine finanzielle Unterstützung in der Vorplanung und bei Entscheidungen mit sich bringt.

Zeitplan für den Tag der Hochzeit

Natürlich besprechen wir mit unseren Paaren Zeitpläne, die eine Richtlinie für Gäste, Brautpaar und für die Dienstleister sind. Wenn wir aber mal ehrlich sind, sollte man bei Hochzeiten nicht so genau auf die Uhr schauen. Ich habe noch keine Hochzeit erlebt, die perfekt im zeitlichen Plan liegt.

In den meisten Fällen erinnern wir als Eventmager oder Wedding Planner die Paare daran, dass die nächste Aktion stattfindet. Auch unsere Oberkellner sprechen mit den Brautpaaren am Abend von Aktion zu Aktion, wie es weitergeht. Hier sind zeitliche Fixpunkte wichtig, vor allem für die Küche.

Über Ann-Catherin Götz

Porträtfoto im Freien
Ann-Catherin Götz. Foto: Stephanie Kunde

Ann-Catherin Götz ist seit 2014 die Eventmanagerin der Redoute in Bonn- Bad Godesberg mit Erfahrungswerten aus Messebau, Veranstaltungstechnik und Catering. Sie hat hunderte Hochzeiten mit ihren Paaren geplant und für diese durchgeführt.